En text som ska nå fram till sina läsare behöver vara tydlig och begriplig. I många fall är det också viktigt att texten har en trevlig ton och att den inte uppfattas som kritisk eller negativ. Sammanhang när det är av betydelse är till exempel brev från vissa myndigheter eller från banker och försäkringsbolag. Ofta handlar det om känsliga ämnen som sjukdomar, pengar och olika typer av avslag. Då kan texten vinna på att vara aningen mindre rak på sak och i stället ha en mjukare ton.
Här kommer några tips för dig som vill skriva texter med en vänlig ton:
- Inled och avsluta texten på ett trevligt sätt. Använd gärna ord som hej, tack eller välkommen.
- Undvik gärna det negativa ordet måste om det går utan att krångla till texten. Behöver kan vara ett alternativ.
- Direkta uppmaningar kan i ett känsligt läge uppfattas som bryska. Då kan det vara bättre att skriva om texten, till exempel Vi ber dig att skicka tillbaka blanketten till oss hellre än den direkta uppmaningen Skicka tillbaka blanketten till oss.
- Vänligen kan tyckas vara ett trevligt ord, men det har tyvärr en byråkratspråklig prägel och kan snarare uppfattas som en order. Skriv hellre Vi ber dig kontakta oss än Vänligen kontakta oss.
- Ibland hör man åsikten att man inte ska använda ordet tyvärr. Jag tycker att det i rätt sammanhang är ett bra ord för den som vill uttrycka sig vänligt.
- Be om ursäkt om du eller den organisation som du representerar har gjort något fel. Den 18 mars kl 20:30–24:00 uppdaterar vi webbtjänsten. Under den tiden kan det vara svårt att komma åt tjänsten. Vi ber om ursäkt för besväret. Däremot tycker jag inte att du ska be om ursäkt för något som du eller din arbetsgivare inte rår över.
Var dock uppmärksam på att inte de vänliga orden tar över texten och gör den mindre begriplig. Tänk också på att många läsare är känsliga för när texten uppfattas som smörig. En bra balans mellan trevlig och tydlig blir bäst.
Vill du ha tydliga och trevliga texter?
Vill du ha tydliga och trevliga texter som når fram till läsarna? Jag språkgranskar, skriver och omarbetar svenska texter åt företag och myndigheter. Varmt välkommen att kontakta mig för att få ett kostnadsförslag.
