Jag hoppas att du har hittat funktionen Sök och ersätt i Word. Det är den du använder när du vill ändra något som förekommer flera gånger i din text. Du kanske behöver byta ut en fackterm mot ett uttryck som allmänheten förstår. Du kanske jobbar i ett projekt där en produkt byter namn, eller så har du använt en förkortning men inser att det blir tydligare att skriva ut hela ordet.

Hur du hittar funktionen beror på vilken version av Word du använder, men oavsett version så skriver du in uttrycket du vill byta ut och vilket uttryck du vill använda i stället. Klicka på Sök nästa och välj att ersätta just det uttrycket du hittade. Använd inte knappen Ersätt alla! Det kan tyckas kategoriskt men jag har sett så många fel som uppstår för att skribenten har använt Ersätt alla, så jag vill ändå ge det rådet. Ersätt alla-funktionen kan ge följder som du inte tänker på, så lägg några minuter på att klicka dig igenom texten manuellt i stället.

Här är ett exempel på när Ersätt alla inte fungerar: du har skrivit en text som innehåller förkortningen s.k. Det betyder ju så kallad, så du skriver det i rutan för Ersätt och klickar på Ersätt alla. Men s.k. står även för så kallat och så kallade, så plötsligt kan din text innehålla uttryck som den så kallad häftapparaten.

Ett annat exempel: du upptäcker att en text är inkonsekvent i stavningen av ordet kvalitet. Ibland stavas det så i texten och ibland kvalité. Du vill använda stavningen kvalitet och skriver därför in kvalité i Ersätt-rutan och klickar på Ersätt alla. Senare, när texten redan är tryckt upptäcker du att det står kvalitetn på flera ställen i texten, eftersom kvalité får tillägget -n i plural medan kvalitet får tillägget -en.

Och så det roligaste exemplet av dem alla. I en skönlitterär bok fanns fraserna fälla avBertildet och spelade en avBertilde roll. Ser du vad som har hänt? Jo, en av personerna i berättelsen bytte namn från Göran till Bertil någon gång i slutskedet av jobbet med boken, och användningen av Ersätt alla gav upphov till felaktigheter som fick mig att skratta högt när jag läste boken. Den här typen av misstag undviker du enkelt genom att aldrig använda knappen Ersätt alla.

Behöver du språkgranskning?

Behöver din arbetsplats hjälp med att språkgranska eller skriva texter? Som språkkonsult skriver och omarbetar jag svenska texter åt företag, myndigheter och andra organisationer. Hör av dig till mig på jenny@iklartext.se för att få ett kostnadsförslag.

Om Klartext

Klartext skriver och språkgranskar svenska texter åt företag och myndigheter. Din arbetsplats kan få hjälp med att skriva nyhetsbrev och webbtext, blogga, kommunicera i sociala medier eller ta fram språkliga riktlinjer för texter.

Du som enskild skribent är också varmt välkommen att gå onlinekurserna Skriv tydliga texter och Lär dig skilja mellan de och dem på en timme.

Behöver du texthjälp? Eller vill du veta mer? Hör av dig till Jenny Forsberg på jenny@iklartext.se.