Skriver du brev till kunder? Här får du tips på hur du kan skriva ännu bättre kundbrev.
Genom åren har jag omarbetat hundratals brev som olika försäkringsbolag har skickat till sina kunder. I det här språkbrevet får du ett exempel på ett brev som jag har skrivit om.
Så här såg brevet ut innan jag skrev om det:
Bortskrivning av förseningsavgift
Enligt de gemensamma villkoren §24 äger Försäkringsbolaget AB rätten att debitera förseningsavgiften á 1 000 kr då arbetsgivaren underlåtit sig att i rätt tid lämna lönesummor för den slutgiltiga rapporteringen. Dessa villkor godkänns av försäkringstagaren i samband med tecknandet av försäkringsavtalet.
I detta fall har Försäkringsbolaget AB beslutat att inte skriva bort den debiterade förseningsavgiften.
Om du har några ytterligare frågor, vänligen besök vår hemsida www.försäkringsbolagetswebb.se eller kontakta vår kundtjänst på 08 xxx xx xx.
Vänliga hälsningar
Försäkringsbolaget kundservice
Och så här blev brevet efter att jag hade omarbetat det:
Ert företag behöver betala förseningsavgiften
Vi har tagit emot en fråga från er om förseningsavgiften som tillkommer om vi inte får in den slutgiltiga lönerapporten i tid.
I detta fall har Försäkringsbolaget beslutat att ert företag ska betala förseningsavgiften.
Om ett företag inte rapporterar löner till den slutgiltiga lönerapporten i tid har vi rätt att lägga på en förseningsavgift på 1 000 kronor. Det står i § 24 i de gemensamma villkoren som ert företag har skrivit på i samband med att ni tecknade försäkringsavtalet.
Här får du svar på dina frågor
Om du har frågor är du välkommen att kontakta vår kundservice på telefon 08-xxx xx xx. Mer information finns även på www.försäkringsbolagetswebb.se.
Vänliga hälsningar
Försäkringsbolaget AB
Hur gjorde jag texten bättre?
Så vad var det viktigaste jag gjorde när jag omarbetade det här brevet?
- Jag skrev om rubriken så att den tydligt svarar på frågan som mottagaren har.
- Jag flyttade ner den tunga informationen om avtalet som avgör att företaget ska betala avgiften. Det är inte det viktigaste som kunden behöver veta, så därför ska det inte komma först i texten.
- Jag brukar ju alltid förorda att man skriver det viktigaste först. I det här omskrivna brevet står den viktigaste informationen i rubriken, men i den löpande texten kommer den något längre ner (”I detta fall har Försäkringsbolaget beslutat att ert företag ska betala förseningsavgiften.”) Försäkringsbolaget som skickar ut brevet vill nämligen att alla deras brev ska inledas med det som har hänt, så att läsaren direkt blir insatt i situationen. Det är inte så dumt tycker jag. I alla fall inte i kombination med den tydliga rubriken.
- Jag lade till en mellanrubrik till det sista stycket. Mellanrubriker leder läsaren vidare in i nästa stycke och tillför dessutom tillför luft på sidan som gör att den blir grafiskt lättare att ta till sig.
Vill du skriva tydligare brev?
Skriver din arbetsplats brev till sina kunder? Vill du att brevens budskap ska nå fram till läsarna? Jag språkgranskar, skriver och omarbetar svenska texter åt företag och myndigheter. Varmt välkommen att kontakta mig för att få ett kostnadsförslag.
