Skriver du rapporter, utredningar eller andra långa texter? Här får du tips om vad du kan tänka på då.
Bestäm syfte och mottagare
Innan du börjar skriva din text behöver du bestämma dig för – eller ta reda på – vem som ska läsa texten och varför. Anpassa sedan texten efter det.
Bestäm hur du ska strukturera din text
Den disposition som ofta fungerar bäst i utredningar och rapporter är att skriva det viktigaste först. Men det kan också vara så att du behöver använda olika typer av struktur i olika delar av texten. I något av textens avsnitt kanske du behöver använda en disposition där du samlar allt som hör till ett ämne i samma stycke. I ett annat avsnitt kanske du behöver ställa motsatser mot varandra. Det fungerar nästan aldrig att använda en kronologisk disposition på en rapport eller utredning som helhet, det vill säga att du skriver saker i den ordning som de faktiskt hände eller i den ordning som du arbetade. Däremot kan du behöva framställa enstaka avsnitt i tidsordning.
Skriv effektiva rubriker
Använd rubriker som lockar till läsning. Plocka ut de viktigaste nyckelorden ur texten och använd dem i rubriken. Låt rubrikerna bestå av fler än ett ord och använd gärna verb. Låt rubrikerna bestå av ett påstående, en uppmaning eller en fråga.
Använd mellanrubriker
Att använda mellanrubriker är ett sätt att hjälpa läsarna vidare i långa texter.
Dela in texten i stycken
En text som är kompakt blir tung att läsa. Dela in texten i stycken så hjälper du läsaren att ta till sig en del i taget.
Skriv en sammanfattning och placera den först i texten
Ett bra sätt att underlätta för dina läsare är att skriva en kort och tydlig sammanfattning och placera den först i texten. Tänk på att läsaren ska kunna läsa sammanfattningen som en fristående text utan att läsa något annat i rapporten. Sammanfattningen bör alltså stå först, men antagligen är den det sista du skriver.
En rapports olika delar
En längre rapport eller utredning har ofta vissa avsnitt som bör finnas med. Så här kan det se ut:
- Framsida. Där skriver du titeln och annan grundläggande information.
- Innehållsförteckning. Om du skriver i Word skapar du en automatisk innehållsförteckning.
- Sammanfattning.
- Förord.
- Den löpande texten med kapitel och avsnitt.
- Källförteckning.
- Eventuellt ett register.
- Eventuella bilagor.
Om du följer de här tipsen kommer din text att bli tydligare att läsa.
Behöver du hjälp med din rapport?
Jobbar du på ett företag eller en myndighet och skriver rapporter eller utredningar i ditt arbete? Vill du ha hjälp att skriva eller granska dem eller få tips och råd om hur du kan bli en bättre skribent? Varmt välkommen att kontakta mig för att ställa frågor eller få ett kostnadsförslag.
Vill du öva mer på att skriva olika typer av texter? Har du sett att jag erbjuder onlinekursen Skriv tydliga texter? Varmt välkommen med din anmälan.
