Skriver du protokoll för möten? Skulle dina protokoll kunna bli tydligare och mer begripliga? Här får du tips på hur du kan skriva effektivare mötesprotokoll.

Förbered ett dokument

Förbered ett dokument där du har skrivit de olika punkterna på agendan som rubriker. Då har du strukturen klar och kan under mötet skriva in informationen direkt under den punkt där den hör hemma.

Avsätt tid så fort som möjligt

Avsätt tid för att skriva rent protokollet så fort som möjligt efter mötet – så att du har det färskt i huvudet.

Var insatt i alla frågor

Finns det punkter på agendan som du inte är insatt i? I så fall behöver du ta reda på mer. Finns det inte utrymme under mötet så behöver du ställa kontrollfrågor efteråt till den som är insatt.

Skriv tydliga rubriker

Det kanske viktigaste för att dina protokoll ska bli tydliga är att använda tydliga rubriker. Om det finns en agenda kan du enkelt göra varje punkt på agendan till en egen rubrik.

Om mötet inte har någon agenda behöver du själv skriva en tydlig rubrik för varje ämne som ni går igenom på mötet. Låt rubriken bestå av det viktigaste ur texten. Formulera gärna rubriken som en fråga, en uppmaning eller ett påstående.

Lyft upp det viktigaste först

Det finns inget som säger att mötespunkterna måste komma i kronologisk ordning i protokollet. Skriv den viktigaste punkten först i stället. Protokollet behöver inte heller följa agendans ordning. Men om det var du själv som skrev agendan så skrev du förstås det viktigaste först – och då är det bara att följa den.

Ta bara med relevant information

Tänk på att bara ta med sådant som läsarna verkligen behöver veta: Vad gick ni igenom? Vilka beslut fattades? Vem ska göra något? När ska något vara gjort? Du behöver inte redovisa allt som hände.

Behöver du hjälp med dina protokoll?

Skriver du mötesprotokoll på din arbetsplats? Skulle du vilja att dina protokoll blev begripligare att läsa och följa? Vill du bli säkrare på att skriva protokoll som de övriga mötesdeltagarna har nytta av? Jag coachar dig som skriver protokoll på din arbetsplats. Hör av dig till mig på jenny@iklartext.se för att få veta mer eller för att få ett kostnadsförslag.

Om Klartext

Klartext skriver och språkgranskar svenska texter åt företag och myndigheter. Din arbetsplats kan få hjälp med att skriva nyhetsbrev, blogga, kommunicera i sociala medier eller ta fram språkliga riktlinjer för texter. Enskilda skribenter kan också gå onlinekursen Skriv tydliga texter.

Behöver du texthjälp? Eller vill du veta mer? Hör av dig till Jenny Forsberg på jenny@iklartext.se.